Offerte schreiben, ohne jedes Mal von vorn zu beginnen
Die meisten Offerten sind zu 80 % dieselben Positionen in anderer Reihenfolge. Wer sie jedes Mal aus einer Word-Vorlage zusammensetzt, tippt Preise ab und übersieht irgendwann eine Position. In axorio kommen die Positionen aus deinem eigenen Katalog — und die angenommene Offerte wird mit einem Klick zur Rechnung.
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Wenn die Vorlage an ihre Grenze kommt
Am Anfang genügt eine Vorlage in Word oder Excel, und für die erste Handvoll Offerten ist das auch richtig. Sie kippt an drei Stellen: die Nummerierung läuft irgendwann doppelt, weil zwei Dateien parallel entstanden sind. Die Preise stehen in fünf Kopien und du weisst nicht mehr, welche die aktuelle ist. Und niemand sieht, welche Offerte noch offen ist, weil die Information im Dateinamen und im Kopf steckt. Genau an diesem Punkt lohnt der Wechsel, nicht früher.
- Fortlaufende Nummern ohne Doppelvergabe.
- Ein Preis an einer Stelle statt fünf Kopien.
- Der Stand jeder Offerte ist sichtbar statt erinnert.
Von der Anfrage zur Offerte
Die meiste Zeit geht nicht beim Schreiben verloren, sondern beim Zusammensuchen: Name, Datum, Ort, Wünsche, alles verteilt über Mail, Telefon und Chat. Ein Anfrageformular auf der eigenen Website legt den Kunden samt Angaben direkt an, und daraus entsteht die Offerte, ohne dass jemand Adressen abtippt. Was du im Gespräch zusätzlich erfährst, hängt beim Kunden und nicht in einem Notizzettel.
- Anfrageformular auf der eigenen Website.
- Kunde und Angaben werden automatisch angelegt.
- Die Offerte entsteht aus dem bestehenden Datensatz.
Was in eine Offerte gehört
Eine Offerte, über die niemand zurückfragen muss, enthält immer dieselben Bausteine: wer offeriert und wem, ein Datum und eine Nummer, die Leistung so beschrieben, dass sie ein Fremder versteht, Mengen und Einzelpreise statt einer Pauschale ohne Herkunft, die Summe mit ausgewiesener Mehrwertsteuer, ein Gültigkeitsdatum, die Zahlungsbedingungen und den Hinweis, was nicht enthalten ist. Der letzte Punkt wird am häufigsten vergessen und verursacht am häufigsten Ärger. Reisezeit, zusätzliche Stunden, Zweitfotograf, Nachbestellungen: was nicht dasteht, hält der Kunde für inbegriffen.
- Absender, Empfänger, Datum, Offertnummer.
- Leistung in Worten, dazu Menge und Einzelpreis.
- Summe mit ausgewiesener Mehrwertsteuer, wenn du pflichtig bist.
- Gültigkeitsdatum, Zahlungsbedingungen, und was nicht enthalten ist.
Gültigkeit, Anzahlung, Annahme
Ein Gültigkeitsdatum ist kein Formalismus, sondern Selbstschutz. Ohne Datum steht die Offerte von vor zwei Jahren mit den Preisen von vor zwei Jahren immer noch im Raum. Vierzehn bis dreissig Tage sind in der Praxis üblich, bei Hochzeiten mit langer Vorlaufzeit auch länger. Bei Terminen, die du für jemanden freihältst, gehört eine Anzahlung dazu, denn der Termin ist die eigentliche Leistung: er ist weg, wenn abgesagt wird. Und die Annahme sollte schriftlich sein, damit später niemand rätselt, was gilt.
- Gültigkeitsdatum setzen, 14 bis 30 Tage sind üblich.
- Anzahlung, wenn du einen Termin reservierst.
- Annahme schriftlich, in axorio per Klick auf den Link.
- Angebot, Annahme und Rechnung bleiben derselbe Datensatz.
Mehrwertsteuer richtig ausweisen
Mehrwertsteuerpflichtig wird man in der Schweiz ab 100 000 Franken Jahresumsatz. Darunter weist du keine Mehrwertsteuer aus, und du darfst sie auch nicht ausweisen. Darüber gehört der Satz auf die Offerte, im Normalfall 8,1 Prozent. Wer beides mischt, weil die Vorlage aus dem Vorjahr stammt, bekommt die Offerte zurück oder später Fragen von der Steuerverwaltung. Im System hängt der Satz an der Position und nicht am Gefühl, und die Summe wird gerechnet statt getippt.
- Pflicht ab 100 000 Franken Jahresumsatz.
- Normalsatz 8,1 Prozent, reduzierter Satz 2,6 Prozent.
- Unter der Grenze keine Mehrwertsteuer ausweisen.
- Satz hängt an der Position, die Summe wird gerechnet.
Pakete statt Einzelpositionen aufzählen
Die meisten Kunden vergleichen keine Positionen, sie vergleichen Pakete. Ein Paket bündelt Leistungen zu einem Preis, etwa Reportage, Bildauswahl und Onlinegalerie, und daneben stehen die Zusatzleistungen, die man dazunehmen kann. Das macht die Offerte lesbar und erhöht nebenbei den Auftragswert, weil der Kunde selbst zugreift statt auf ein Verkaufsgespräch zu warten. Du legst Pakete einmal an und wählst sie danach aus, statt sie jedes Mal neu zu formulieren.
- Pakete einmal anlegen und wiederverwenden.
- Zusatzleistungen sichtbar daneben statt versteckt im Text.
- Der Kunde wählt selbst aus, ohne Rückfrage.
Reihenfolge und Tonfall entscheiden mit
Zwei Offerten mit demselben Preis werden unterschiedlich beantwortet, je nachdem wie sie aufgebaut sind. Oben gehört das, was der Kunde will, also die Leistung und das Ergebnis, nicht deine Firmengeschichte. Der Preis gehört sichtbar dazu und nicht ans Ende einer Textwand, denn versteckte Preise wirken teurer als offene. Ein Satz zum Ablauf nimmt die häufigste unausgesprochene Frage vorweg: was passiert nach der Annahme, und wann bekommt der Kunde seine Bilder. Und ein Gültigkeitsdatum gibt einen Grund, jetzt zu antworten statt irgendwann.
- Leistung und Ergebnis nach oben, Firmengeschichte weglassen.
- Preis offen zeigen statt am Ende versteckt.
- Ein Satz zum Ablauf nach der Annahme.
- Gültigkeitsdatum als Grund, jetzt zu antworten.
Nachfassen, ohne es sich merken zu müssen
Die meisten Offerten scheitern nicht am Preis, sondern daran, dass niemand nachfragt. Nach fünf Tagen ist die Offerte im Posteingang des Kunden nach unten gerutscht, und nach zwei Wochen ist sie vergessen. Am Status siehst du, welche Offerte offen ist, wie lange schon und ob sie überhaupt geöffnet wurde. Die Nachfassung hinterlegst du als Aufgabe oder als Automatisierung, dann erinnert das System und nicht dein Gedächtnis.
- Status pro Offerte: offen, angenommen, abgelehnt.
- Nachfassen als Aufgabe oder als Automatisierung.
- Kein Nachfragen, ob das PDF angekommen ist.
Positionen einmal anlegen, immer wieder verwenden
Wiederkehrende Leistungen liegen als Vorlage bereit, mit Bezeichnung, Einheit und Preis. Beim Schreiben der Offerte wählst du sie aus und passt Menge oder Preis im Einzelfall an. Der Preis, den du gepflegt hast, gewinnt — er wird nicht bei jeder Offerte neu erfunden.
- Eigener Positionen-Katalog mit Preisen.
- Mengen und Einzelpreise pro Offerte anpassbar.
- Zwischensumme, MwSt und Gesamtbetrag werden gerechnet, nicht getippt.
Der Kunde nimmt online an
Die Offerte geht als Link an den Kunden. Er sieht Pakete und Zusatzleistungen und kann direkt annehmen oder ablehnen. Du musst nicht nachfragen, ob das PDF angekommen ist — der Status steht bei der Offerte.
- Versand per Link, Annahme oder Ablehnung online.
- Gültigkeitsdatum, Einleitungstext und Bedingungen möglich.
- Der Status ist sichtbar, ohne dass du nachfragen musst.
Aus der Offerte wird die Rechnung
Kommt der Auftrag zustande, entsteht die Rechnung aus denselben Positionen. Das verhindert den häufigsten und peinlichsten Fehler: eine Rechnung, deren Betrag nicht zum Angebot passt. Der QR-Zahlteil ist dabei eingebaut.
- Positionen wandern in die Rechnung, ohne Abtippen.
- QR-Rechnung nach Schweizer Standard direkt im PDF.
- Angebot, Auftrag und Rechnung bleiben verknüpft.
Ein Blick in axorio
Häufige Fragen
Brauche ich eine Offerten-Vorlage in Word oder Excel?
Nein, und genau das ist der Punkt. Eine Vorlage muss jedes Mal von Hand ausgefüllt und gerechnet werden. Hier wählst du Positionen aus und das PDF entsteht daraus.
Muss ich Felder ausfüllen, die ich nicht brauche?
Nein. Im CRM gibt es grundsätzlich keine Pflichtfelder — bis auf den Kunden und einen Titel, damit die Offerte zuordenbar bleibt. Gültigkeitsdatum, Bedingungen und Einleitungstext sind freiwillig.
Kann ich mein Logo und meine Farben verwenden?
Ja. Logo, Farbe, Kopf- und Fusszeile hinterlegst du einmal und sie gelten für Offerten, Rechnungen und Verträge.
Sieht der Kunde, dass ich eine Software benutze?
Er sieht dein PDF und deinen Link mit deinen Angaben. Das Werkzeug dahinter steht nicht auf dem Dokument.
Und wenn der Kunde nicht antwortet?
Du siehst am Status, dass die Offerte offen ist, und kannst eine Nachfassung als Aufgabe oder Automatisierung hinterlegen, statt es dir zu merken.
Wie lange sollte eine Offerte gültig sein?
In der Praxis 14 bis 30 Tage. Bei Aufträgen mit langer Vorlaufzeit, etwa Hochzeiten im nächsten Sommer, ist ein längeres Datum sinnvoll. Wichtig ist, dass überhaupt eines dasteht, sonst gelten deine alten Preise unbegrenzt weiter.
Muss ich Mehrwertsteuer auf der Offerte ausweisen?
Nur wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist, also ab 100 000 Franken Jahresumsatz. Darunter weist du keine aus. Darüber gehört der Satz auf die Offerte, im Normalfall 8,1 Prozent.
Was ist der Unterschied zwischen Offerte und Kostenvoranschlag?
Eine Offerte nennt einen verbindlichen Preis für eine beschriebene Leistung. Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung, die sich im Rahmen bewegen soll, aber abweichen darf. Wer einen Festpreis meint, sollte Offerte schreiben und das Wort Schätzung vermeiden.
Kann ich eine Anzahlung verlangen?
Ja, und bei reservierten Terminen ist es üblich. Der Termin ist die Leistung, die du verkaufst, und er ist verloren, wenn kurzfristig abgesagt wird. Die Anzahlung kannst du als eigene Position oder als Teilrechnung stellen.
Kann ich dem Kunden mehrere Varianten anbieten?
Ja. Pakete und Zusatzleistungen stehen nebeneinander, der Kunde wählt im Link aus. Das ersetzt drei getrennte Offerten für dieselbe Anfrage.
Muss eine Offerte unterschrieben werden?
Wichtig ist ein nachvollziehbarer Nachweis, dass der Kunde angenommen hat. In axorio ist das der Klick auf Annahme im Offertenlink, mit Zeitstempel. Eine handschriftliche Unterschrift verlangst du zusätzlich, wenn dein Vertrag es vorsieht.
Was mache ich, wenn der Kunde den Preis drücken will?
Nicht den Preis senken, sondern den Umfang. Nimm eine Position heraus, statt dieselbe Leistung günstiger zu machen. Sonst ist der neue Preis ab sofort dein Preis, auch beim nächsten Kunden.
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