Die meisten Offerten scheitern nicht am Preis. Sie scheitern daran, dass hinterher zwei Leute etwas anderes verstanden haben — und dann ist die Frage nicht mehr, ob die Zahl richtig war, sondern wer beweisen kann, was vereinbart wurde. Eine gute Offerte ist deshalb weniger ein Verkaufsdokument als ein Gedächtnis.
Angebot oder Kostenvoranschlag? Der Unterschied ist teuer
Diese zwei Wörter werden im Alltag synonym benutzt, sind es aber nicht.
- Ein verbindliches Angebot nennt einen festen Preis. Nimmt der Kunde es an, gilt dieser Preis — auch wenn du dich verschätzt hast.
- Ein Kostenvoranschlag nennt einen ungefähren Betrag. Wird er erheblich überschritten, kann der Kunde unter Umständen vom Vertrag zurücktreten (Art. 375 OR). Die oft gehörten «zehn Prozent Toleranz» stehen so nicht im Gesetz — das ist ein Richtwert aus der Praxis, kein Freibrief.
Wenn du nicht sicher kalkulieren kannst, schreib es hin: «Aufwandschätzung, Abrechnung nach Stunden zu CHF X» ist ehrlicher als eine Pauschale, die du später verteidigen musst.
Was hineingehört
Keine dieser Angaben ist gesetzlich vorgeschrieben. Jede einzelne verhindert eine Diskussion:
- Wer, für wen, wann — deine vollständigen Angaben, die des Kunden, ein Datum und eine Nummer, auf die man sich später berufen kann.
- Positionen einzeln, nicht als Klumpen. «Fotoreportage pauschal CHF 2400» lässt sich nicht kürzen, ohne alles neu zu verhandeln. Getrennt nach Vorbereitung, Einsatzzeit, Bearbeitung und Nebenkosten kann der Kunde streichen, statt abzusagen.
- Mengen und Einheitspreise. «8 Stunden à CHF 140» ist nachvollziehbar, «CHF 1120» ist eine Behauptung.
- MWST klar bezeichnet. Ob deine Preise «exkl. MWST» oder «inkl. MWST» sind, muss dastehen. Bei 8.1 Prozent ist das bei 5000 Franken ein Unterschied von über 400 — der häufigste Streit um eine Offerte überhaupt. Steuerpflichtig bist du in der Schweiz ab 100 000 Franken Jahresumsatz; darunter weist du keine MWST aus und schreibst besser auch nicht «exkl.».
- Was nicht enthalten ist. Der wertvollste Abschnitt. Reisezeit, Spesen, Zweiteinsatz, zusätzliche Korrekturrunden, Nutzungsrechte über den vereinbarten Zweck hinaus.
- Gültigkeitsdatum. Ohne Frist bleibt dein Preis theoretisch ewig gültig. Zwei bis vier Wochen sind üblich.
- Zahlungsbedingungen. Frist, allfällige Anzahlung, und bei grösseren Aufträgen Teilzahlungen. Eine Anzahlung ist keine Unhöflichkeit, sondern der Normalfall bei terminbezogenen Leistungen.
Die Bindungsfrist ist ein Werkzeug, kein Druckmittel
Ein Gültigkeitsdatum wirkt auf Kunden erfahrungsgemäss nicht als Drohung, sondern als Erlaubnis, sich zu entscheiden. Es beendet den Zustand, in dem eine Offerte monatelang «noch offen» ist und beide Seiten nicht wissen, woran sie sind. Und es erlaubt dir, den Preis nach Ablauf ohne Gesichtsverlust anzupassen.
Der Fehler, der am meisten kostet
Nicht die vergessene Position. Sondern die Rechnung, die nicht zur Offerte passt.
Wer die Offerte in einem Dokument schreibt und die Rechnung Wochen später in einem anderen neu tippt, produziert irgendwann eine Abweichung: eine Position mehr, ein anderer Stundensatz, ein Rundungsfehler. Der Kunde findet sie, und ab diesem Moment diskutiert er nicht über die Differenz, sondern über deine Sorgfalt. Das ist der eigentliche Schaden.
Die Gegenmassnahme ist banal: Offerte und Rechnung müssen dieselben Positionen benutzen, nicht dieselben Zahlen abgetippt bekommen.
Eine kurze Checkliste
- Verbindlicher Preis oder Schätzung — steht es ausdrücklich da?
- Positionen einzeln, mit Menge und Einheitspreis?
- MWST bezeichnet, oder bewusst nicht ausgewiesen?
- Ausschlüsse benannt?
- Gültig bis wann?
- Zahlungsfrist und allfällige Anzahlung?
- Nummer und Datum, damit die Rechnung darauf verweisen kann?
Sieben Punkte, und die Offerte ist streitfest. Wer wiederkehrende Positionen einmal als Vorlage hinterlegt, braucht danach Minuten statt einer halben Stunde: Offerte schreiben in axorio. Und wenn der Auftrag zustande kommt, wird daraus die Rechnung mit QR-Zahlteil — mit denselben Positionen.
Stand: August 2026. Dieser Beitrag erklärt die Praxis und ist keine Rechts- oder Steuerberatung.