Einzahlungsschein abgeschafft: was du für die QR-Rechnung brauchst

Ende September 2022 haben die Schweizer Banken die Verarbeitung des orangen und des roten Einzahlungsscheins eingestellt. Wer heute eine Rechnung stellt, legt keinen Beleg mehr bei, sondern druckt einen QR-Zahlteil auf die Rechnung. Das klingt nach einer Formalie, hat aber Folgen für alles, was danach kommt: wie schnell dein Kunde bezahlt, ob du die Zahlung wiederfindest, und ob die Rechnung überhaupt scannbar ist.

Was im QR-Zahlteil wirklich steckt

Der QR-Code ist kein Bild, sondern ein strukturierter Datensatz. Die Banking-App liest daraus die Zahlung heraus und füllt das Formular selbst aus. Enthalten sind:

• Deine IBAN — das Konto, auf das gezahlt wird.
• Betrag und Währung — CHF oder EUR. Der Betrag darf auch leer bleiben, dann trägt der Zahler ihn selbst ein.
• Dich als Zahlungsempfänger — Name plus Adresse. Und zwar strukturiert, mit Postleitzahl und Ort in eigenen Feldern.
• Optional eine Referenz und eine Mitteilung, zum Beispiel deine Rechnungsnummer.

Der Zahlungspflichtige ist optional. Das ist praktisch, wenn du von deinen Kunden nur eine Adresse als Freitext kennst — denn eine halbe Adresse ist im Standard nicht erlaubt, eine fehlende dagegen schon.

Der Stolperstein heisst QR-IBAN

Es gibt zwei Arten von Konten für den QR-Zahlteil, und sie verhalten sich unterschiedlich:

• Deine normale IBAN. Damit funktioniert der Zahlteil ohne Referenznummer. Deine Rechnungsnummer steht auf der Rechnung, der Kunde überweist, du ordnest die Zahlung von Hand zu.
• Eine QR-IBAN. Die vergibt deine Bank zusätzlich, erkennbar an der Institutsnummer 30000 bis 31999 an den Stellen fünf bis neun. Sie ist ausdrücklich für die automatische Zuordnung gedacht — und verlangt deshalb zwingend eine QR-Referenz. Ohne Referenz ist der Zahlteil ungültig, und je nach Programm entsteht dann gar keiner.

Wenn deine Bank dir beides gegeben hat und du nicht weisst, welche du hinterlegen sollst: nimm die normale IBAN, solange du die Zahlungen ohnehin von Hand abgleichst. Die QR-IBAN lohnt sich, sobald so viele Rechnungen offen sind, dass du den Überblick verlierst — dann kommt die Referenznummer mit dem Zahlungseingang zurück und die Zuordnung passiert automatisch.

Was du bereithalten musst

Damit ein gültiger Zahlteil entsteht, brauchst du weniger als man denkt — aber es muss vollständig sein:

• Die IBAN deines Geschäftskontos, ohne Leerzeichen.
• Deinen Firmennamen so, wie er beim Konto hinterlegt ist.
• Deine vollständige Adresse mit Postleitzahl. Das ist der häufigste Grund, warum kein Zahlteil erscheint: der Standard verlangt beim Zahlungsempfänger eine Postleitzahl, und ein Adressfeld ohne PLZ genügt nicht.

Vier Fehler, die immer wieder passieren

1. Den QR-Code als Bild kopieren. Der Code enthält den Betrag. Wer den Zahlteil einer alten Rechnung in eine neue kopiert, verschickt die alte Zahlung mit neuem Datum.
2. Den Betrag nachträglich ändern. Steht auf der Rechnung 1200 und im Code 1500, gewinnt der Code — die App liest ihn, nicht deinen Text.
3. Eine Vorlage aus dem Internet verwenden. Der Standard wird gepflegt und ändert sich. Eine Vorlage, die vor drei Jahren stimmte, muss heute nicht mehr stimmen.
4. Die Rechnungsnummer nur in den Dateinamen schreiben. Der Kunde lädt das PDF herunter, die Bank sieht den Dateinamen nie. Die Nummer gehört auf die Rechnung und, wenn möglich, in die Mitteilung.

Und wenn du ins Ausland fakturierst?

Der QR-Zahlteil ist ein Schweizer Verfahren. Ein Kunde in Deutschland oder Österreich kann ihn nicht scannen, er überweist klassisch auf die IBAN. Deshalb gehören IBAN und, bei Zahlungen von aussen, auch der BIC deiner Bank lesbar auf die Rechnung — nicht nur in den Code. Rechnungen in EUR sind ohne weiteres möglich.

Kurz zusammengefasst

Der Einzahlungsschein ist Geschichte, der QR-Zahlteil ist Pflicht, und die zwei Dinge, an denen es scheitert, sind eine unvollständige Absenderadresse und eine QR-IBAN ohne Referenz. Wer beides sauber hinterlegt, muss sich danach nie wieder damit befassen.

Ob dein Zahlteil überhaupt eine Referenznummer braucht, hängt an deiner Kontonummer: QR-IBAN oder normale IBAN — was das entscheidet. Und wenn du sehen willst, wie das ohne Zusatzprogramm aus dem Auftrag heraus geht: QR-Rechnung erstellen in axorio.

Stand: August 2026. Dieser Beitrag erklärt die Praxis und ist keine Rechts- oder Steuerberatung.