Die Frage kommt fast immer beim ersten Versuch: das Programm verlangt eine Referenznummer, du hast keine, und irgendwo steht etwas von einer QR-IBAN. Oder umgekehrt — du hast eine Referenznummer eingetragen und die Software weist sie ab. Beides hat denselben Grund. Es hängt nicht an der Software, sondern daran, welche Kontonummer dir deine Bank gegeben hat.
Zwei Arten von IBAN
Auf der QR-Rechnung kann zweierlei stehen:
- Deine normale IBAN — dieselbe, die du für jede Überweisung verwendest.
- Eine QR-IBAN — eine zweite Nummer für dasselbe Konto, die du bei deiner Bank zusätzlich anfordern kannst. Sie ist nicht dein normales Konto in neuem Gewand, sondern ein eigener Zugang, der ausschliesslich für Zahlungen mit Referenz gedacht ist.
Erkennen kannst du sie an den Stellen fünf bis neun, der Institutsnummer. Liegt sie zwischen 30000 und 31999, ist es eine QR-IBAN. Beispiel: bei CH44 3199 9123 0008 89012 ist die Institutsnummer 31999 — QR-IBAN. Bei CH93 0076 2011 6238 52957 steht dort 00762 — normale IBAN.
Wenn du nicht sicher bist, welche du hast: Es sind zwei verschiedene Nummern, und die QR-IBAN musst du in der Regel aktiv verlangen. Wer nie eine bestellt hat, hat keine.
Drei Referenzarten — und eine harte Regel
Der Zahlteil kennt genau drei Möglichkeiten:
- QR-Referenz (Kürzel QRR): 27 Stellen, nur Ziffern, die letzte davon eine Prüfziffer. Sie ist die Nachfolgerin der alten ESR-Referenz vom orangen Einzahlungsschein.
- Creditor Reference (Kürzel SCOR): beginnt mit
RF, danach zwei Prüfziffern und bis zu 21 Zeichen. Ein internationaler Standard, Buchstaben erlaubt. - Keine Referenz (Kürzel NON): der Zahlteil hat nur ein Mitteilungsfeld, in das dein Kunde schreiben kann, was er will — oder nichts.
Und jetzt die Regel, an der die meisten Fehlermeldungen hängen:
Eine QR-IBAN verlangt zwingend eine QR-Referenz. Eine normale IBAN darf keine QR-Referenz tragen.
Das ist keine Empfehlung, sondern Teil des Standards, und Banken prüfen es. Beide Fehler sehen unterschiedlich aus:
- QR-IBAN ohne Referenz: die Rechnung lässt sich nicht erzeugen — oder schlimmer, sie entsteht ohne Zahlteil, und niemand merkt es, bis der Kunde anruft.
- Normale IBAN mit QR-Referenz: der Code wird abgewiesen, weil die Kombination nicht existiert.
Mit einer normalen IBAN bleibt dir also die Creditor Reference oder gar keine Referenz. Beides ist gültig.
Wofür die Referenz überhaupt gut ist
Die Referenznummer ist kein Formalismus. Sie ist der einzige Weg, wie eine Zahlung ihren eigenen Auftrag wiederfindet, ohne dass jemand hinsieht.
Ohne Referenz kommt auf deinem Kontoauszug an: Betrag, Datum, Name des Zahlenden, und was auch immer im Mitteilungsfeld stand. Das reicht oft — und manchmal eben nicht. Zwei Aufträge mit demselben Betrag, ein Ehepaar, das unter dem anderen Namen zahlt, eine Teilzahlung, eine Anzahlung, eine Zahlung durch die Eltern des Brautpaars: dann sitzt du vor dem Auszug und rätst.
Mit Referenz steht die Zuordnung im Auszug. Die Referenz wird durch die Zahlungskette unverändert weitergegeben, und dein System kann sie beim Abgleich wieder auslesen. Aus «welche Rechnung war das?» wird ein Treffer.
Der Nebeneffekt ist der eigentliche Gewinn: du musst nicht mehr entscheiden, ob es sich lohnt, dem fehlenden Betrag nachzugehen. Offene Posten fallen von selbst auf, weil zugeordnete Zahlungen verschwinden und nicht zugeordnete stehen bleiben.
Was in eine Referenz gehört
Der Standard schreibt nur das Format vor, nicht den Inhalt. 27 Stellen sind viel Platz, und der Aufbau ist deine Entscheidung. Bewährt hat sich, dass die Referenz drei Dinge trägt:
- Welcher Auftrag — eine Nummer, die du wiederfindest.
- Welcher Beleg — die Rechnungsnummer.
- Welche Art Beleg — und das ist der Teil, den fast alle vergessen: Anzahlung und Schlussrechnung gehören zum selben Auftrag und werden getrennt bezahlt. Tragen beide dieselbe Referenz, sind die zwei Zahlungen auf dem Auszug nicht auseinanderzuhalten, und der Automatismus verbucht die Anzahlung als Schlusszahlung.
Von Hand solltest du Referenzen nicht bauen. Die Prüfziffer der QR-Referenz wird nicht einfach addiert, sondern über eine Übertragstabelle gerechnet («Modulo 10, rekursiv»). Eine Referenz mit falscher Prüfziffer ist ungültig, und du merkst es erst, wenn eine Bank sie zurückweist.
Brauchst du eine QR-IBAN?
Für die meisten Selbstständigen: nein.
Die Creditor Reference auf der normalen IBAN leistet dasselbe — eine maschinell lesbare Referenz, die zurückkommt. Eine QR-IBAN lohnt sich, wenn du viele Zahlungen im Monat abzugleichen hast oder deine Bank die Referenzen dort besser in die Kontoauszugs-Dateien schreibt. Das ist eine Frage an die Bank, keine an die Software.
Umgekehrt gilt: hast du eine QR-IBAN hinterlegt, dann muss dein Programm eine QR-Referenz erzeugen können. Sonst hast du beim Rechnungsstellen ein Problem, das du nicht siehst — der Zahlteil fehlt, das Dokument sieht ansonsten normal aus. Das ist einer der Gründe, eine Rechnung nach dem Einrichten einmal selbst zu scannen, bevor die erste rausgeht.
Wie der Zahlteil entsteht und was sonst darauf gehört, steht auf der Seite QR-Rechnung erstellen. Und was der orange Einzahlungsschein hinterlassen hat: was du für die QR-Rechnung brauchst.
Stand: August 2026. Die Regeln zu IBAN-Arten und Referenztypen stammen aus dem schweizerischen Zahlungsverkehrsstandard; ob deine Bank dir eine QR-IBAN gibt und wie sie Referenzen zurückliefert, klärst du direkt mit ihr.