Zehn Jahre. So lange musst du deine Rechnungen behalten — deine eigenen und die, die du bezahlt hast. Die Zahl kennen die meisten. Was sie in der Praxis bedeutet, kennen deutlich weniger: wann die Frist überhaupt zu laufen beginnt, was «aufbewahren» rechtlich verlangt, und warum ein Ordner voller PDFs auf dem Laptop die Anforderung womöglich nicht erfüllt.
Zehn Jahre — ab wann genau?
Art. 958f OR verlangt, dass Geschäftsbücher und Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und ein allfälliger Revisionsbericht zehn Jahre aufbewahrt werden. Entscheidend ist der Startpunkt: die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, nicht mit dem Datum der einzelnen Rechnung.
Eine Rechnung vom Januar 2026 ist damit nicht bis Januar 2036 zu behalten, sondern bis Ende 2036 — das Geschäftsjahr 2026 endet am 31. Dezember 2026, die zehn Jahre laufen ab dann. Praktisch heisst das: du kannst pro Geschäftsjahr denken statt pro Beleg, und du darfst nie mitten im Jahr aufräumen.
Und die 20 Jahre?
Für die Mehrwertsteuer gilt dieselbe Grundfrist von zehn Jahren (Art. 70 MWSTG). Es gibt aber eine längere: Unterlagen zu unbeweglichen Gegenständen sind 20 Jahre aufzubewahren (Art. 70 Abs. 3 in Verbindung mit Art. 42 MWSTG). Gemeint sind Liegenschaften und was daran fest verbaut ist — Umbauten, Einbauten, Installationen im eigenen Studio.
Für die meisten Selbstständigen ist das kein Thema. Wer aber einmal ein Studio ausgebaut hat, sollte diese Belege getrennt und länger ablegen — genau die verschwinden sonst mit dem üblichen Zehnjahres-Aufräumen.
Was gehört überhaupt dazu?
Nicht nur die Ausgangsrechnungen. Aufzubewahren ist alles, was einen Buchungssatz belegt:
- Deine Rechnungen an Kunden — in der Form, in der sie rausgegangen sind.
- Eingangsrechnungen und Quittungen, auch die kleinen. Der Parkschein bei der Hochzeit gehört dazu, wenn du ihn verbuchst.
- Kontoauszüge und Zahlungsnachweise.
- Verträge und angenommene Offerten — sie sind der Beleg dafür, was geschuldet war. Bei einem Streit sind sie mehr wert als die Rechnung selbst.
- Lohnabrechnungen, wenn du jemanden beschäftigst.
Nicht zwingend nötig ist die Papierform. Das ist der Teil, der am meisten Arbeit spart.
Elektronisch ist erlaubt — mit einer Bedingung
Geschäftsbücher und Belege dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, solange die Übereinstimmung mit dem zugrunde liegenden Geschäftsvorfall gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.
Die Bedingung steht in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV): elektronische Daten sind ohne weitere Anforderungen zulässig, wenn sie unveränderbar sind — also nicht geändert oder gelöscht werden können, ohne dass das auf dem Datenträger selbst nachweisbar wird.
Genau hier scheitert die naheliegende Lösung. Ein Ordner mit PDFs auf dem eigenen Rechner erfüllt «unveränderbar» nicht: Dateien lassen sich ersetzen, umbenennen, überschreiben, und nichts davon hinterlässt eine Spur. Es ist keine Frage der Absicht, sondern der Nachweisbarkeit.
Was in der Praxis genügt:
- Ein System, das Belege nach dem Erstellen nicht mehr ändert und jede Änderung als neue Version mit Datum ablegt.
- Ablage bei einem Anbieter, der die Unveränderbarkeit technisch sicherstellt und protokolliert.
- Ein regelmässiges, versioniertes Backup — Unveränderbarkeit nützt nichts, wenn der einzige Datenträger ausfällt.
Der Fehler, der am meisten kostet
Nicht das falsche Format. Sondern: die Belege liegen nur im Mailpostfach.
Das ist die häufigste Ablage überhaupt — Rechnung raus per Mail, Kopie im Ordner «Gesendet», fertig. Es fühlt sich vollständig an und ist es nicht. Postfächer werden aufgeräumt, Anbieter gewechselt, Adressen stillgelegt. Zehn Jahre sind länger als die meisten Mailkonten halten, und ein Suchlauf über ein Postfach ist kein geordneter Nachweis, wenn jemand die Belege eines bestimmten Jahres verlangt.
Der zweite Fehler mit ähnlicher Wirkung: das PDF wird bei jeder Änderung neu erzeugt und überschreibt das alte. Dann existiert die Rechnung, die der Kunde bekommen hat, gar nicht mehr — nur ihre aktuelle Fassung. Was einmal draussen war, muss unverändert nachweisbar bleiben.
Woran du merkst, dass es sauber ist
Ein einfacher Test: Stell dir vor, du sollst alle Belege des Jahres 2023 vorlegen — Ausgangsrechnungen, Eingangsbelege, Zahlungsnachweise. Wie lange brauchst du?
Sind es zehn Minuten, ist die Ablage gut. Ist es ein Nachmittag mit drei Quellen und einem Postfach, dann ist sie es nicht — und der Zeitpunkt, an dem du das merkst, ist typischerweise der schlechteste (eine Kontrolle, ein Streitfall, ein Steuerverfahren).
Zwei Dinge machen den Unterschied, und beide kosten nichts:
- Ein Ort statt drei. Rechnung, Vertrag und Zahlungsstand am selben Auftrag, nicht in drei Systemen.
- Fortlaufende Nummern ohne Lücken. Eine fehlende Nummer ist die erste Frage jeder Prüfung. Nummern von Hand zu vergeben, ist deshalb die Stelle, an der Lücken entstehen.
Wie eine Rechnung entsteht, die genau so ablegbar ist, steht auf der Seite QR-Rechnung erstellen. Und wenn du gerade dabei bist, deine Mehrwertsteuer zu klären: ab wann du abrechnen musst.
Stand: August 2026. Dieser Beitrag erklärt die Praxis und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Für die Aufbewahrung in besonderen Lagen — Liegenschaften, laufende Verfahren, Geschäftsaufgabe — lohnt sich eine Fachperson.