Die Rechnung ist raus, die Frist ist um, das Geld ist nicht da. Die Frage, die dann kommt, lautet fast immer gleich: darf ich schon mahnen, oder wirke ich damit unangenehm? Die rechtliche Antwort ist unspektakulärer als die Hemmung — und sie hängt an einem einzigen Satz auf deiner Rechnung.
Fällig ist nicht gleich in Verzug
Das sind zwei verschiedene Dinge, und die Unterscheidung entscheidet, ob du mahnen musst oder nicht.
Fällig ist eine Forderung, wenn du sie verlangen darfst. Ohne besondere Abrede ist das sofort nach Erbringung der Leistung.
In Verzug gerät dein Kunde erst, wenn eine Mahnung dazukommt (Art. 102 OR). Das ist die Regel — und sie hat eine wichtige Ausnahme: haben ihr einen Verfalltag verabredet, entfällt die Mahnung. Genau das tut der übliche Satz auf der Rechnung.
«Zahlbar innert 30 Tagen, bis 15.09.2026»
Steht ein konkretes Datum da, ist dein Kunde am Tag danach ohne weiteres in Verzug. Steht nur «zahlbar innert 30 Tagen», ist der Termin bestimmbar und wird in der Praxis gleich behandelt. Steht überhaupt keine Frist, brauchst du eine Mahnung — dann ist die erste Zahlungserinnerung der Schritt, der den Verzug erst auslöst.
Praktische Folge: Setze auf jede Rechnung eine Frist. Nicht als Druckmittel, sondern weil du dir damit einen Arbeitsschritt sparst.
Verzugszins: 5 Prozent, auch ohne Vereinbarung
Ist dein Kunde in Verzug, schuldet er Verzugszins. Ohne andere Abrede sind das 5 Prozent im Jahr (Art. 104 OR). Du musst das nicht vereinbart haben und nicht ankündigen.
Ob es sich lohnt, ist eine andere Frage: bei 800 Franken und drei Wochen Verzug sind das rund drei Franken. Die Zinsforderung ist deshalb selten das Argument — nützlich ist sie vor allem, weil sie zeigt, dass die Frist kein Vorschlag war.
Wie viele Mahnungen sind üblich?
Vorgeschrieben ist keine einzige Zahl. Verbreitet und bewährt hat sich diese Abfolge:
- Zahlungserinnerung, etwa 7 bis 14 Tage nach Fälligkeit. Freundlich, kurz, ohne Vorwurf — in den meisten Fällen ist die Rechnung schlicht untergegangen.
- Erste Mahnung, etwa 10 bis 14 Tage später. Deutlicher, mit neuer Frist und dem Hinweis auf Verzugszins.
- Letzte Mahnung, wieder nach 10 bis 14 Tagen. Mit klarer Frist und der Ankündigung, was danach passiert.
Mehr als drei Stufen verlängern nur die Wartezeit. Wer nach der dritten Mahnung nicht zahlt, zahlt meist auch nach der fünften nicht.
Mahngebühren: Vorsicht mit der Pauschale
Eine Mahngebühr ist kein Automatismus. Sie steht dir zu, wenn ihr sie vereinbart habt — etwa in deinen Geschäftsbedingungen, auf die du in der Offerte hinweist. Was ohne Vereinbarung einfach draufgeschlagen wird, ist angreifbar, und für zwanzig Franken einen Streit anzufangen lohnt sich selten.
Wenn du Gebühren willst: schreib sie in deine Bedingungen, halte sie moderat und nenne sie schon in der ersten Mahnung, statt sie am Ende zu addieren.
Und wenn gar nichts kommt?
Dann folgt die Betreibung: Betreibungsbegehren beim zuständigen Betreibungsamt, Zahlungsbefehl an den Schuldner. Erhebt er Rechtsvorschlag, brauchst du einen Rechtsöffnungstitel — hier lohnt sich Beratung, und hier zahlt sich aus, was du vorher dokumentiert hast. Eine schriftliche Offerte, eine angenommene Bestätigung und drei nachweisbar versandte Mahnungen sind eine völlig andere Ausgangslage als eine mündliche Abrede.
Der eigentliche Trick: nicht entscheiden müssen
Das Unangenehme am Mahnen ist nicht das Schreiben, sondern das Entscheiden. Jedes Mal wieder abwägen, ob es jetzt schon zu früh ist, ob dieser Kunde es persönlich nimmt, ob man die Beziehung beschädigt. Diese Abwägung ist der Grund, warum offene Rechnungen liegen bleiben.
Wer die Regel einmal festlegt — nach X Tagen die Erinnerung, nach Y Tagen die Mahnung, maximal Z Stufen — nimmt sich die Entscheidung ab. Der Ton bleibt deiner, der Zeitpunkt ist geklärt, und niemand muss sich überwinden.
Wie sich das einstellen lässt, ohne eine eigene Liste zu führen: Mahnung und Zahlungserinnerung in axorio. Und wenn du gerade dabei bist, die Fristen auf deine Rechnungen zu setzen: so entsteht die QR-Rechnung.
Stand: August 2026. Dieser Beitrag erklärt die Praxis und ist keine Rechtsberatung. Bei grösseren Beträgen oder streitigen Fällen lohnt sich eine Fachperson.